Privacy Policy

Play Where You Stay (PWYS)
Effective Date: July 1, 2026
Last Updated: July 1, 2026

Play Where You Stay (“PWYS,” “we,” “us,” or “our”) is a registered nonprofit organization based in Memphis, Tennessee. We are committed to protecting the privacy of the families and children we serve. This Privacy Policy explains how we collect, use, and protect your personal information when you register for our programs or communicate with us.

1. Information We Collect

When you register a child for a PWYS program, we collect the following information:

  • Parent or guardian name
  • Parent or guardian email address
  • Parent or guardian phone number
  • Child’s name, date of birth, gender, and grade
  • School name and practice location preference
  • Residential zip code
  • Race and ethnic identity (optional, collected for grant reporting purposes only)
  • Photo consent preference
  • SMS communication consent

2. How We Use Your Information

We use the information you provide to:

  • Register your child for PWYS soccer programs
  • Send SMS text message notifications about practice schedules, reminders, cancellations, and program updates
  • Send email communications related to your child’s program participation
  • Track attendance and program participation
  • Fulfill grant reporting requirements using aggregated, de-identified demographic data
  • Contact you in case of emergency or program changes

3. SMS Text Messaging

By checking the SMS consent box on our registration form, you agree to receive automated text messages from Play Where You Stay. These messages may include:

  • Registration confirmations
  • Practice reminders and schedule updates
  • Cancellation notices
  • Game Day reminders
  • General program announcements

Message frequency: Varies based on program schedule, typically 1–5 messages per week during the active season.

Message and data rates may apply depending on your mobile carrier and plan.

To opt out: Reply STOP to any text message at any time. You will be immediately removed from our SMS list. To re-subscribe, reply START.

For help: Reply HELP to any message or contact us at the information below.

4. How We Share Your Information

Play Where You Stay does not sell, rent, trade, or share your personal information or mobile phone number with third parties for marketing or commercial purposes.

We may share limited information only in the following circumstances:

  • Program coaches and staff: Coaches may have access to player names, locations, and attendance records necessary to run the program.
  • Grant funders: We may share aggregated, de-identified demographic data with funders and grant organizations. Individual identifying information is never shared.
  • Technology providers: We use Monday.com for registration data management and Twilio for SMS delivery. These providers process data on our behalf and are bound by their own privacy policies and data protection agreements.
  • Legal requirements: We may disclose information if required by law or to protect the safety of children in our programs.

5. Data Retention

We retain registration information for the duration of your child’s participation in PWYS programs and for up to three (3) years after the last program season for grant reporting and organizational recordkeeping purposes. SMS consent records are retained for a minimum of four (4) years in compliance with TCPA requirements.

6. Children’s Privacy

PWYS programs serve children under the age of 13. We collect information about children only from their parent or legal guardian. We do not knowingly collect personal information directly from children. All communications go to the parent or guardian on file.

7. Your Rights

You have the right to:

  • Request access to the personal information we hold about you and your child
  • Request correction of inaccurate information
  • Request deletion of your information (subject to legal retention requirements)
  • Opt out of SMS communications at any time by replying STOP
  • Opt out of email communications by contacting us directly

8. Security

We take reasonable measures to protect your personal information from unauthorized access, use, or disclosure. Registration data is stored in a secure, access-controlled platform. However, no method of electronic transmission or storage is 100% secure.

9. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. When we do, we will post the updated policy on this page with a new effective date. Continued participation in PWYS programs after any changes constitutes acceptance of the updated policy.

10. Contact Us

If you have questions about this Privacy Policy or how we handle your information, please contact us:

Play Where You Stay
Memphis, Tennessee
Website: www.playwhereyoustay.org

Política de Privacidad

Play Where You Stay (PWYS)
Fecha de vigencia: 1 de julio de 2026
Última actualización: 1 de julio de 2026

Play Where You Stay (“PWYS,” “nosotros,” o “nuestro”) es una organización sin fines de lucro registrada con sede en Memphis, Tennessee. Estamos comprometidos a proteger la privacidad de las familias y los niños que servimos. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos y protegemos su información personal cuando se registra para nuestros programas o se comunica con nosotros.

1. Información que Recopilamos

Cuando registra a un niño para un programa de PWYS, recopilamos la siguiente información:

  • Nombre del padre o tutor
  • Dirección de correo electrónico del padre o tutor
  • Número de teléfono del padre o tutor
  • Nombre, fecha de nacimiento, género y grado del niño
  • Nombre de la escuela y preferencia de ubicación de práctica
  • Código postal residencial
  • Identidad racial y étnica (opcional, recopilada únicamente para informes de subvenciones)
  • Preferencia de consentimiento fotográfico
  • Consentimiento de comunicación por SMS

2. Cómo Usamos su Información

Usamos la información que proporciona para:

  • Registrar a su hijo en los programas de fútbol de PWYS
  • Enviar mensajes de texto SMS sobre horarios de práctica, recordatorios, cancelaciones y actualizaciones del programa
  • Enviar comunicaciones por correo electrónico relacionadas con la participación de su hijo en el programa
  • Rastrear la asistencia y participación en el programa
  • Cumplir con los requisitos de informes de subvenciones usando datos demográficos agregados y desidentificados
  • Contactarle en caso de emergencia o cambios en el programa

3. Mensajes de Texto SMS

Al marcar la casilla de consentimiento SMS en nuestro formulario de registro, usted acepta recibir mensajes de texto automatizados de Play Where You Stay. Estos mensajes pueden incluir:

  • Confirmaciones de registro
  • Recordatorios de práctica y actualizaciones de horarios
  • Avisos de cancelación
  • Recordatorios del Día de Juego
  • Anuncios generales del programa

Frecuencia de mensajes: Varía según el horario del programa, normalmente entre 1 y 5 mensajes por semana durante la temporada activa.

Pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos según su operador de telefonía móvil y su plan.

Para cancelar la suscripción: Responda STOP a cualquier mensaje de texto en cualquier momento. Será eliminado inmediatamente de nuestra lista de SMS. Para volver a suscribirse, responda START.

Para obtener ayuda: Responda HELP a cualquier mensaje o contáctenos con la información a continuación.

4. Cómo Compartimos su Información

Play Where You Stay no vende, alquila, intercambia ni comparte su información personal ni su número de teléfono móvil con terceros con fines de marketing o comerciales.

Podemos compartir información limitada solo en las siguientes circunstancias:

  • Entrenadores y personal del programa: Los entrenadores pueden tener acceso a los nombres de los jugadores, las ubicaciones y los registros de asistencia necesarios para administrar el programa.
  • Financiadores de subvenciones: Podemos compartir datos demográficos agregados y desidentificados con financiadores y organizaciones de subvenciones. La información de identificación individual nunca se comparte.
  • Proveedores de tecnología: Utilizamos Monday.com para la gestión de datos de registro y Twilio para la entrega de SMS. Estos proveedores procesan datos en nuestro nombre y están sujetos a sus propias políticas de privacidad.
  • Requisitos legales: Podemos divulgar información si la ley lo requiere o para proteger la seguridad de los niños en nuestros programas.

5. Retención de Datos

Conservamos la información de registro durante la participación de su hijo en los programas de PWYS y hasta tres (3) años después de la última temporada del programa. Los registros de consentimiento de SMS se conservan durante un mínimo de cuatro (4) años de acuerdo con los requisitos de la TCPA.

6. Privacidad de los Niños

Los programas de PWYS atienden a niños menores de 13 años. Recopilamos información sobre los niños únicamente de sus padres o tutores legales. No recopilamos intencionalmente información personal directamente de los niños. Todas las comunicaciones van dirigidas al padre o tutor registrado.

7. Sus Derechos

Usted tiene derecho a:

  • Solicitar acceso a la información personal que tenemos sobre usted y su hijo
  • Solicitar la corrección de información inexacta
  • Solicitar la eliminación de su información (sujeto a los requisitos legales de retención)
  • Cancelar las comunicaciones SMS en cualquier momento respondiendo STOP
  • Cancelar las comunicaciones por correo electrónico contactándonos directamente

8. Seguridad

Tomamos medidas razonables para proteger su información personal contra el acceso, uso o divulgación no autorizados. Los datos de registro se almacenan en una plataforma segura con control de acceso.

9. Cambios a Esta Política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando. Cuando lo hagamos, publicaremos la política actualizada en esta página con una nueva fecha de vigencia.

10. Contáctenos

Si tiene preguntas sobre esta Política de Privacidad, contáctenos:

Play Where You Stay
Memphis, Tennessee
Sitio web: www.playwhereyoustay.org